Breakdown Structure e Project Management

WBS, PBS, CBS

Nella gestione di progetti, come in molte altre attività, una prassi molto diffusa è l’analisi di un problema basata sulla scomposizione e rappresentazione grafica della soluzione. Il project management ha rafforzato nel tempo queste pratiche, definendo metodi, indicando tecniche e strumenti a supporto dell’organizzazione e della gestione di progetti. Gli acronimi quali WBS, PBS, CBS ed altri – le tipiche strutture di scomposizione (Breakdown Structure) utilizzate nell’ambito del project management – sono entrati a far parte del linguaggio comune di molte altre attività. La diffusione di alcuni di questi acronimi (legata all’importanza della loro applicazione), come nel caso della WBS (Work Breakdown Structure), ha fatto sì che non venga più percepita la loro natura di acronimo, ma sono diventati nel tempo veri e propri lemmi. Analizziamo ora le varie varie forme di Breakdown Structure del project management.

Work Breakdown Structure

La WBS è una scomposizione gerarchica del lavoro di progetto che deve essere eseguita dal gruppo di project management per conseguire gli obiettivi del progetto e realizzare i prodotti/servizi richiesti. Il progetto, attraverso il processo di realizzazione della WBS, viene scomposto in componenti sempre più dettagliate fino a giungere il livello più basso dove si trovano le parti più elementari del lavoro, definite work-package. Non esiste un livello minimo su cui fermarsi, questo dipende dal corrispondente livello di controllo che si vuole avere nel progetto. In ogni caso è importante tener presente che ciascun ulteriore livello di discesa della WBS deve descrivere il lavoro di progetto ad un livello di dettaglio crescente, e tutto il lavoro dei livelli inferiori deve sommarsi fino a corrispondere ai livelli superiori in modo che non venga dimenticato nulla e che non sia realizzato nessun lavoro in eccesso. Questa è definita la regola del 100%

L’Activity Breakdown Structure

L’ABS è una struttura che identifica le attività da svolgere, la troviamo soprattutto nell’ambito delle costruzioni edili in cui si usa realizzare delle schematizzazioni per tipi di lavorazione.

Product Breakdown Structure

La PBS è un’altra fondamentale struttura di scomposizione. La differenza tra la Work Breakdown Structure e la PBS risiede nel fatto che mentre nella WBS il progetto viene suddiviso in task da effettuare, nella PBS il progetto viene suddiviso in prodotti o sottoprodotti da realizzare. Nonostante che le due rappresentazioni siano molto simili, è utile e necessario mantenere una distinzione soprattutto in certe metodologie di project management che hanno una maggiore focalizzazione sul prodotto più che alle attività (PRINCE2).

La Resource Breakdown Structure

La RBS è un’altra struttura di scomposizione utilizzabile in un progetto, riproduce una scomposizione gerarchica delle risorse necessarie per lo svolgimento del progetto ordinate per categoria e tipo. Questa contiene le risorse che verranno utilizzate nel progetto ad eccezione di quelle umane che vengono rappresentate nella Organizational Breakdown Structure (OBS).

Quest’ultima è concettualmente molto simile alla Work Breakdown Structure con la differenza che la WBS mostra la scomposizione del lavoro del progetto, invece l’OBS è organizzata in base ai reparti, unità, uffici o gruppi in cui è strutturato il progetto. L’OBS è dunque la rappresentazione gerarchica dell’organizzazione del progetto, e non va confusa con l’organigramma aziendale, infatti l’OBS non deve riflettere l’organigramma aziendale ma contenere solo i ruoli e le responsabilità necessari al progetto, in modo da rappresentare solo ed esclusivamente la gerarchia del progetto e consentire di: definire lo staff del progetto; migliorare la comunicazione all’interno del gruppo di progetto; individuare in modo semplice e rapido gli attori del progetto; fornire un input per definire la RAM.

La OBS e la RAM

Per una corretta realizzazione del progetto devono essere assegnate in modo chiaro le responsabilità che ogni stakeholder ha nel progetto. A tale scopo vengono prese in considerazione due strutture che chiariscono il lavoro e l’organizzazione del progetto, ossia la WBS e l’OBS. Ponendo queste su una struttura cartesiana si ottiene una matrice (Fig.2) in cui negli incroci delle due strutture risultano gli elementi di responsabilità, cioè ad ogni persona (membro del team o stakeholder) presente nella OBS corrisponderà una o più responsabilità sulle attività definite nella WBS. Questa rappresentazione schematica è chiamata Resource Assigned Matrix (RAM) e consente di incrociare le attività della WBS con l’organigramma di progetto in modo da determinare chi ha la responsabilità di cosa.

In realtà, per una corretta esecuzione del progetto non è sufficiente determinare soltanto la responsabilità, cioè non basta sapere che uno stakeholder ha la responsabilità di una attività, è importante stabilire anche il tipo di responsabilità. Anche se esistono diverse rappresentazioni dei tipi di responsabilità, quella più usata è la RACI (Fig.3), la denominazione “RACI” è l’acronimo composto dalle iniziali delle parole inglesi: Responsible, Accountable, Consulted ed Informed.

Responsible: è il responsabile dell’esecuzione dell’attività, colui che esegue materialmente un’attività.(le R possono essere condivise).
Accountable: colui che ha la responsabilità finale di una attività. È la persona che ha l’ultima parola, la persona che ha potere di veto (ci può essere una sola A per ogni attività).
Consulted:la persona che deve essere consultata (le C possono essere più di una).
Informed: di solito è la persona che ha un interesse specifico e pertanto dovrà essere informato. (le “I” possono essere molteplici).

Risk Breakdown Structure

La RBS spesso è indicata con l’acronimo RiBS per evitare confusione con la RBS (Resource Breakdown Structure). Questa è la struttura di scomposizione dei rischi che potrebbero affliggere il progetto, e fornisce una vista di tutta l’incertezza raggruppata per aree omogenee. Un tipico raggruppamento è quello per categorie, ma sono possibili anche altri ad esempio per pacchetto di WBS, per area di lavoro ecc.
Nel project management è possibile dunque sviluppare varie forme di strutture di scomposizione gerarchica al fine di analizzare scrupolosamente diversi aspetti quali; deliverable, rischi, attività, organizzazione, risorse, costi, ecc. In questo senso la RAM, la WBS, la RBS e le altre strutture di scomposizione forniscono innumerevoli benefici non solo a chi dovrà realizzare il progetto, ma anche a chi l’ha richiesto in quanto forniscono un efficace linguaggio di comunicazione con tutti gli stakeholder.