ANALISI SWOT UTILIZZO E REALIZZAZIONE
ANALISI SWOT COME PARTE DEL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE STRATEGICA
L’analisi delle variabili che caratterizzano l’ambiente interno ed esterno di un progetto è una parte fondamentale del processo di pianificazione di un’iniziativa progettuale.
L’analisi SWOT è uno strumento analitico che viene utilizzato a supporto delle decisioni strategiche e ha come obiettivo quello di mettere in evidenza i punti di forza e di debolezza di un progetto e far emergere i rischi del contesto esterno di riferimento.
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Qualunque impresa e team di progetto si confronta con una varietà di forze interne ed esterne che da un lato possono comprendere importanti opportunità, dall’altro, possono limitare e perfino compromettere le prestazioni dell’azienda e gli obiettivi di progetto.
La classificazione dei fattori ambientali interni ed esterni ad una organizzazione o ad un progetto avviene sulla base di uno studio, chiamato analisi SWOT.
SWOT è un acronimo che sta per: Strengths (punti di forza), Weaknesses (punti di debolezza), Opportunities (opportunità) e Threats (minacce).
Le prime due categorie, punti di forza e debolezza, si riferiscono ai fattori endogeni, cioè a quelli elementi costitutivi del sistema (azienda o progetto) nel quale si opera.
Nei confronti di questi elementi il team di progetto può esercitare un’azione diretta di governo.
Le altre due categorie, opportunità e minacce, vengono definite fattori esogeni e comprendono tutte quelle variabili che, seppur esterne al progetto ne possono condizionare lo sviluppo sia in senso positivo che negativo.
Su questi elementi il team di progetto non può intervenire direttamente, tuttavia una loro chiara definizione consente l’adozione di misure idonee atte a sfruttare gli eventi positivi e a prevenire, o quantomeno a ridurre, quelli negativi.
La tecnica SWOT dunque consente di porre all’interno di una matrice i fattori endogeni ed esogeni del progetto e renderli così velocemente fruibili. (Fig.1)
Chiaramente non esiste un elenco standard di fattori cruciali che possa essere applicato a tutti i progetti a causa della specificità di questi. La completezza e la correttezza di queste indicazioni è compito del team di progetto, guidato dal project manager, che deve scoprire questi elementi nella fase di analisi preliminare del contesto. L’efficacia di un’analisi SWOT si fonda quindi sulla buona qualità degli elementi raccolti e sulla capacità del team di riuscire a considerare un numero adeguato al contesto progettuale. Solo così è possibile sviluppare una matrice di qualità con un adeguato livello di dettaglio e dare la possibilità, al team e alla direzione, di capire il valore che il progetto creerà per l’azienda e se esistono le condizioni per realizzarlo.
REALIZZARE UN’ANALISI SWOT.
Anche se è uno strumento molto soggettivo, la sua applicazione prevede solitamente una suddivisone in 5 fasi.
1 – Costituzione del team di lavoro
Il primo passo è definire l’obiettivo da raggiungere. Occorre analizzare la situazione dell’azienda alla luce di ciò che si intende realizzare, della decisione da prendere o dell’obiettivo da raggiungere con il progetto.
Occorre creare il team di lavoro, individuando e coinvolgendo un numero ragionevole di persone che possano fornire un contribuito reale, una valutazione motivata e valida agli argomenti della discussione e alla decisione finale.
Per questo è necessario coinvolgere non solo le persone strettamente interessate o collegate al progetto, ma anche coloro che coprono funzioni differenti all’interno dell’azienda, quali: commerciale, marketing, qualità, produzione, personale ecc. in modo che la discussione risulti il più possibile allargata e consideri i molteplici aspetti del progetto.
Il successo dell’analisi dipende in gran misura dal moderatore, occorre quindi individuare una persona imparziale, attenta, determinata, equilibrata, capace di stimolare il dibattito.
2 – Incoraggiare le idee
Si realizza un’attività di brainstorming che consente al gruppo di esprimersi liberamente sui vari argomenti. Il moderatore pone delle domande sui punti di forza e debolezza dell’organizzazione, marcando il fatto che le domande non sono relative al progetto bensì all’organizzazione e che non deve essere un momento di critica verso l’azienda ma piuttosto occorre accertare quali sono le debolezze dell’organizzazione agli occhi dei clienti, dei fornitori e del personale. Vengono poste domande sulle opportunità offerte dal progetto e quali sono le minacce che possono invece mettere in pericolo l’esito del progetto e porre in difficoltà l’intera organizzazione. È dunque in questa fase che emerge le capacità del moderatore di stimolare la discussione e le idee di tutti i componenti del team.
Tutte le idee vengono riportate su dei foglietti. Ogni foglietto contiene, brevemente, un solo suggerimento.
3 – Individuare le idee migliori
Appesi i foglietti su un cartellone alla parete vanno esaminati uno ad uno e chiarito quelli sui quali il team ha dei dubbi.
Se i punti di forza e debolezza così come le opportunità e le minacce, non sono subito evidenti, occorre approfondire chiedendo a ciascun componente del team di indicare quali sono per lui (in base alla lunghezza della lista ottenuta) le prime tre o più voci più importanti. Si otterrà così un elenco dei punti di forza e debolezza e dei rischi in ordine decrescente di importanza.
4 – Sistemare le voci rilevanti e creazione della matrice.
Su di un cartellone diviso in quattro quadranti, che identificano i punti di debolezza, i punti di debolezza, le opportunità e le minacce, vengono poste le prime tre voci (o più) di ciascuna categoria individuate nella fase precedente.
5 – Identificare la strategia.
Completate le 4 fasi e analizzato il risultato della matrice si passa alla fase di creazione della strategia.
LA FINALITÀ DELL’ANALISI SWOT NEI PROGETTI
L’analisi SWOT nell’ambito di un’iniziativa progettuale è utilizzata per presentare le informazioni ricavate dall’indagine alla direzione aziendale. Pertanto la finalità non è quella di sostenere una causa a favore o contro un progetto ma piuttosto mostrare, in modo più chiaro possibile, quelli che sono i pro e i contro del progetto e fornire al management tutte le indicazioni necessarie affinché questi possano essere informati sulla fattibilità dell’idea progettuale e decidere eventualmente se modificare qualche fattore che influenza negativamente l’avvio dell’iniziativa.
Dunque l’analisi SWOT offre un quadro di riferimento che viene adottato per valutare in prima battuta la sostenibilità di un progetto, di una strategia o se un obiettivo e realizzabile, aiutando a stabilire la validità degli stessi per poi decidere se andare avanti o fermarsi.
Per la sua semplicità e praticità l’analisi SWOT è molto diffusa. Tuttavia occorre precisare che è uno strumento di analisi di alto livello, cioè non è pensata per scoprire in dettaglio i rischi di progetto e per questo motivo che la sua efficacia è maggiore se impiegata nella fase preliminare di un’iniziativa progettuale.
ANALISI SWOT
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ANALISI SWOT
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