Project Procurement Management: la gestione degli approvvigionamenti di progetto.

Un progetto per poter raggiungere gli obiettivi definiti può avere la necessità di acquisire, nelle varie fasi del suo ciclo di vita, beni e servizi di terze parti. In questo caso il project procurement management rappresenta una componente essenziale del progetto, poiché le prestazioni dei fornitori non solo influenzano le prestazioni del progetto, ma si riflettono anche sugli standard qualitativi fissati. Pertanto, diventa indispensabile includere nel progetto processi che: possano fornire indicazioni se acquistare beni e supporto esterno, e in tal caso cosa acquisire, come, quando e in quali quantità; selezionare i fornitori e monitorare i loro risultati.

I PROCESSI DI GESTIONE PER L’APPROVVIGIONAMENTO DI PROGETTO
Il piano degli approvvigionamenti, quando occorre acquisire servizi e prodotti da fornitori esterni, diventa parte integrante del piano generale di progetto e la sua definizione è il risultato di un importante processo di pianificazione, il cui scopo è di assicurare che la strategia e gli approvvigionamenti siano adeguatamente pianificati e documentati prima che vengano avviati.
In questa fase si valuta quindi quali prodotti e servizi è necessario acquisire, e dopo aver stabilito i loro requisiti si può procedere alla richiesta di informazioni ai potenziali fornitori e valutare le offerte in coerenza con i requisiti specificati.
Queste richieste, in riferimento alle diverse organizzazioni, o terminologie, possono essere: richieste di informazioni commerciali, richieste di preventivi (es. prodotti a catalogo con specifiche caratteristiche), richieste di offerte (che hanno come oggetto trattative private), ecc.
Inoltre queste richieste possono seguire norme e procedure diverse in relazione alle leggi dei vari paesi. In particolare nel Codice dei Contratti Pubblici previsto in Italia sono previste diverse procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, quali: procedura aperta, procedura negoziata, procedura ristretta ecc.
Nella fase di esecuzione del progetto si studiano le offerte ricevute e si determina quale accettare. I metodi di valutazione delle offerte utilizzano tecniche semplici o più sofisticate (modelli di analisi e valutazione multi-criteri), e data la complessità della materia sarebbe utile, in questi casi, chiedere il parere di esperti del settore per ottenere il loro punto di vista, e in modo da poter descrivere con precisione, in fase di richiesta, i metodi con i quali saranno valutate le offerte.
In seguito alla selezione del fornitore si procede alla sottoscrizione di un contratto di acquisto che riporterà oltre alle specifiche della fornitura e i requisiti qualitativi anche eventuali procedure di test e quelle di gestione delle eventuali controversie.

Una volta stabilito un contratto o un accordo, legalmente riconosciuto, è necessario “amministrarlo”, ovvero occorre gestire le relazioni tra cliente e fornitore con l’obiettivo di concludere con la soddisfazione di entrambi l’oggetto della fornitura.
Occorrerà che l’intervento dei fornitori sia accuratamente monitorato e documentato con report sulle prestazioni e sull’avanzamento dei lavori, in particolare si dovrà porre massima attenzione al controllo del rispetto delle caratteristiche di qualità e tempestività dei rilasci dei vari pacchetti di lavoro. A tal fine è possibile prevedere delle ispezioni formali sui luoghi di lavoro, audit interni e feedback in tempo reale, possibilmente utilizzando template concordati in fase precontrattuale

Chiaramente tutte le attività necessarie alla gestione dei processi di approvvigionamento andranno calendarizzate nel Gantt di progetto e i costi, necessari alla loro realizzazione, saranno riportati nel budget di progetto definendo anche i criteri con cui gestire il cash flow, in quanto queste attività prevedono spesso anticipi di spesa e/o aperture di credito i cui oneri finanziari devono essere accuratamente gestiti.

Come è facile intuire la disciplina degli approvvigionamenti è molto vasta e richiede, in particolar modo nelle grandi organizzazioni o in grandi progetti, l’intervento di specialisti del settore nei confronti dei quali il responsabile di progetto ha un ruolo di coordinamento. Anche in questi casi comunque rimane fondamentale il project management cosi come il project manager e il team di progetto del cliente, in quanto il loro intervento permette di stabilire e mantenere le relazioni con i fornitori e impostare questi rapporti secondo un modello di cooperazione che ha come obiettivo la conclusione di successo del progetto.

Project Procurement Management: la gestione degli approvvigionamenti di progetto

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