PIANIFICAZIONE A FINESTRA MOBILE

PIANIFICAZIONE A FINESTRA MOBILE
UN APPROCCIO DINAMICO E ITERATIVO PER GESTIRE PROGETTI COMPLESSI E INNOVATIVI

Scopri come la pianificazione a finestra mobile può migliorare l’efficacia e la flessibilità nella gestione dei tuoi progetti.

Nel panorama in continua evoluzione del Project Management, la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti è diventata una competenza essenziale. I progetti odierni, spesso caratterizzati da complessità e innovazione, richiedono un approccio flessibile e dinamico per garantire il successo. È qui che entra in gioco la Pianificazione a Finestra Mobile, conosciuta anche come Rolling Wave Planning.

Questo metodo iterativo e progressivo offre una struttura solida per affrontare l’incertezza e le variazioni che inevitabilmente sorgono durante il ciclo di vita di un progetto. La pianificazione a finestra mobile permette ai project manager di sviluppare dettagli concreti per le fasi immediate del progetto, mantenendo una visione flessibile e adattabile per le fasi successive. Questo approccio non solo migliora la gestione dei rischi, ma consente anche una maggiore precisione nella stima dei costi e degli sforzi, favorendo un utilizzo più efficace delle risorse.

PIANIFICAZIONE A FINESTRA MOBILE

Considerando che in pratica non è possibile pianificare tutto in dettaglio per periodi di tempo molto lunghi, poiché ciò eccede le realistiche possibilità di controllo, sono favoriti metodi di pianificazione di larga stima per lunghi periodi temporali e di pianificazione di maggiore dettaglio per finestre temporali ravvicinate. A tale approccio si danno diversi nomi, fra cui pianificazione a “finestra mobile” o Rolling Wave Planning.

La pianificazione a finestra mobile è dunque una metodologia di gestione dei progetti che adotta un approccio iterativo e progressivo per definire il lavoro da svolgere. Questo metodo consente di dettagliare il lavoro immediato e fornire informazioni preliminari per le attività future, permettendo una maggiore flessibilità e adattabilità durante il ciclo di vita del progetto.

In pratica, la pianificazione iniziale si concentra sulle attività di cui si ha una buona conoscenza, fornendo anche stime per le fasi successive. Man mano che il progetto avanza e si acquisiscono nuove informazioni, il piano viene aggiornato e dettagliato ulteriormente, consentendo di gestire meglio le incertezze e di adattarsi ai cambiamenti. Questo approccio migliora la gestione dei rischi e favorisce un utilizzo più efficiente delle risorse, garantendo che il progetto rimanga allineato agli obiettivi strategici dell’organizzazione.

UN APPROCCIO ITERATIVO E STRUTTURATO

Poiché non è possibile pianificare in dettaglio periodi temporali lunghi nei progetti, specialmente quelli caratterizzati da elevata incertezza a causa dell’innovazione e/o della complessità, la pianificazione a finestra mobile risulta particolarmente valida. La pianificazione a finestra mobile è strutturata per iterazioni (cicli di pianificazione ripetuti), rendendola estremamente efficace per gestire questi tipi di progetti.

In questi contesti, è essenziale avere un processo che possa rispondere rapidamente ai cambiamenti e alle nuove informazioni che emergono man mano che il progetto avanza. Questo metodo permette di equilibrare l’attenzione sugli obiettivi del progetto con le capacità e le conoscenze dell’organizzazione, garantendo che ogni attività sia pianificata con il massimo dettaglio possibile.

La flessibilità della pianificazione a finestra mobile consente ai project manager di iniziare a pianificare le attività di cui si ha una buona conoscenza, fornendo al contempo stime per le attività future. Man mano che il progetto progredisce, nuove informazioni vengono integrate nel piano, che viene aggiornato e dettagliato ulteriormente. Questo approccio iterativo assicura che il progetto rimanga adattabile e reattivo alle variazioni, migliorando la gestione dei rischi e l’uso efficiente delle risorse.

BILANCIARE OBIETTIVI E CONOSCENZE

Un elemento chiave della pianificazione a finestra mobile è la capacità di bilanciare l’enfasi sugli obiettivi del progetto con le capacità e le conoscenze disponibili all’interno dell’organizzazione. Questo metodo prevede che la pianificazione iniziale si concentri sulle attività immediate e conosciute, mentre le attività successive vengono ripianificate quando si ottiene una migliore comprensione dei requisiti. Questo consente un utilizzo più efficiente delle risorse e una gestione dei rischi più efficace, riducendo l’incertezza e migliorando la capacità di risposta alle variazioni del progetto.

I 7 STADI DELLA PIANIFICAZIONE A FINESTRA MOBILE

La pianificazione a finestra mobile si articola in sette stadi chiave, ognuno dei quali è cruciale per garantire che il progetto rimanga flessibile e ben gestito:

1 – Valutare la strategia di sviluppo: Analizzare il prodotto di progetto, il ciclo di vita del progetto e i vincoli posti dall’organizzazione, determinando se l’approccio della pianificazione a finestra mobile è il più adatto.

2 – Sviluppare i criteri per pianificare gli orizzonti: Definire il numero totale di orizzonti e la durata di ciascuno (solitamente non superiore a sei settimane), noti anche come “timebuckets”.

3 – Stimare ad alto livello le attività: Utilizzare le conoscenze acquisite per sviluppare una valutazione preliminare dei costi e degli sforzi necessari per ogni orizzonte.

4 – Dettagliare la prima WBS (Work Breakdown Structure): Creare i work package per il primo orizzonte in modalità “bottom-up”, identificando tutte le attività necessarie. Successivamente, i work package per gli orizzonti successivi vengono sviluppati in modalità “top-down”.

5 – Definire la baseline: Stabilire la baseline del progetto con tutte le approvazioni richieste (utenti, sponsor), includendo l’analisi dei rischi e la definizione delle riserve di progetto.

6 – Eseguire la prima fase: Implementare le attività pianificate per il primo orizzonte, con l’inclusione dei task di ri-pianificazione per le fasi successive.

7 – Ri-pianificare le attività successive: Tornare al punto tre per ogni nuovo orizzonte, aggiornando la baseline dei tempi e dei costi e modificando la WBS in base ai nuovi dettagli.

Conclusione

La pianificazione a finestra mobile rappresenta un potente strumento per i project manager che devono gestire progetti complessi e in continua evoluzione. Offrendo un approccio iterativo e strutturato, questa metodologia, chiamata anche Rolling Wave Project Planning, permette di mantenere una visione flessibile e adattabile, bilanciando la necessità di dettaglio immediato con la capacità di rispondere ai cambiamenti futuri. Adottare la pianificazione a finestra mobile può trasformare la gestione dei progetti, rendendola più reattiva, resiliente ed efficace.

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